Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website immochat.io besuchen, unsere Anwendung unter app.immochat.io nutzen oder als Interessent mit einem unserer Kunden über WhatsApp kommunizieren.

1. Verantwortlicher

Company Boost, Jan Kilian, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin
E-Mail: info@company-boost.com, Telefon: +49 157 37060562

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG derzeit nicht zu benennen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Drei Rollen: Website-Besucher, Kunden, Interessenten

Immochat ist eine Software für Immobilienmakler und Hausverwaltungen (unsere Kunden). Unsere Kunden setzen Immochat ein, um mit Interessenten für ihre Objekte per WhatsApp zu kommunizieren. Für die Daten der Interessenten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für die Daten von Website-Besuchern und Kunden sind wir selbst Verantwortlicher.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf von immochat.io verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden in Server-Logs für maximal 30 Tage gespeichert und dienen der Sicherheit und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Wir setzen auf der Website keine Tracking-Cookies, keine Werbenetzwerke und kein Fingerprinting ein. Schriften werden von Google Fonts geladen, dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sollten wir künftig eine Reichweitenmessung einsetzen, geschieht das cookielos und ohne personenbezogene Profile, und wir ergänzen diese Erklärung.

4. Konto und Nutzung der Anwendung (Kunden)

Für die Nutzung von app.immochat.io legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten dabei Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Geschäftsadresse, Zahlungsdaten (über unseren Zahlungsdienstleister) sowie die von Ihnen eingetragenen Objekte, Einstellungen und Teammitglieder. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail-Link ohne Passwort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie für die Rechnungsstellung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Beim Einrichten lesen wir auf Ihren Wunsch öffentlich zugängliche Angaben Ihrer Website aus (Firmenname, Impressum, Logo, Objekte), um das Konto vorzubefüllen. Sie prüfen diese Angaben vor dem Speichern.

5. WhatsApp-Kommunikation (Interessenten)

Wenn Sie als Interessent einem unserer Kunden über WhatsApp schreiben oder eine Portalanfrage stellen, die per WhatsApp beantwortet wird, verarbeiten wir im Auftrag des Kunden: Ihre Mobilfunknummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen, den Nachrichteninhalt, Zeitstempel, Ihre Antworten auf Qualifizierungsfragen (zum Beispiel Personenzahl, Einzugstermin, Finanzierungsstand) und von Ihnen freiwillig übermittelte Unterlagen.

Zu Beginn des Chats bitten wir um Ihre Einwilligung in die Verarbeitung und informieren über Ihr Widerrufsrecht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Miet- oder Kaufvertrags). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie im Chat „Stopp" schreiben oder den Kunden direkt kontaktieren.

Gestufte Abfrage. Vor einer Besichtigung fragen wir nur Basisdaten ab. Einkommensnachweise, Ausweiskopien oder Auskunfteidaten werden erst angefordert, wenn der Kunde Sie in die engere Auswahl aufgenommen hat, und ausschließlich, soweit dies nach § 19 AGG und den Vorgaben der Datenschutzaufsicht zulässig ist. Solche Dokumente werden nicht an das CRM-System des Kunden übertragen, sondern nur das Prüfergebnis (zum Beispiel „vollständig").

Keine automatisierte Entscheidung. Immochat sortiert Anfragen und schlägt eine Reihenfolge vor. Ob Sie eine Besichtigung oder ein Objekt erhalten, entscheidet immer eine Person beim Kunden. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO statt.

Löschung. Chatverläufe und Unterlagen werden nach Abschluss des Vermarktungsvorgangs gemäß den vom Kunden eingestellten Löschfristen gelöscht, spätestens jedoch sechs Monate nach der letzten Nachricht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unterlagen abgelehnter Bewerber werden spätestens nach drei Monaten gelöscht.

6. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, jeweils mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO:

• Vercel Inc., USA: Hosting von Website und Anwendung, Rechenzentren in der EU (Frankfurt). Übermittlung in Drittländer auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und dem EU-US Data Privacy Framework.
• Supabase Inc.: Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher, Region EU (Frankfurt).
• Twilio Inc., USA, mit Twilio Ireland Ltd.: Anbindung an die WhatsApp Business Platform und Bereitstellung von Telefonnummern. Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln.
• Meta Platforms Ireland Ltd.: Betreiber von WhatsApp. Meta verarbeitet Nachrichtenmetadaten gemäß den WhatsApp-Business-Bedingungen; Nachrichteninhalte sind zwischen Ihrem Gerät und der Business Platform Ende-zu-Ende verschlüsselt.
• Anthropic PBC, USA: KI-Modell für die Formulierung von Antworten, Zusammenfassungen und die Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit. Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln.
• Resend Inc., USA: Versand von System-E-Mails und Empfang von Portalanfragen, die an eine Immochat-Adresse weitergeleitet werden.
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland: Zahlungsabwicklung für Kunden. Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe gespeichert.
• Google Ireland Ltd. und Microsoft Ireland Operations Ltd.: Kalenderanbindung, nur wenn der Kunde sie aktiv verbindet, und nur Lese- und Schreibzugriff auf Termine.

7. CRM-Systeme und Portale des Kunden

Auf Wunsch des Kunden übertragen wir Kontaktdaten, Chatverläufe und Qualifizierungsergebnisse in dessen CRM-System (zum Beispiel onOffice, Propstack, FlowFact) oder empfangen Anfragen aus Immobilienportalen. Für diese Systeme gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter und des Kunden.

8. Speicherdauer

Kundendaten speichern wir für die Dauer des Vertrags und löschen sie 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (6 bzw. 10 Jahre) bestehen. Server-Logs löschen wir nach 30 Tagen. Für Interessentendaten gilt Abschnitt 5.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Interessenten wenden sich mit ihren Anliegen am besten direkt an den Makler oder Verwalter, mit dem sie kommuniziert haben. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung und leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich weiter.

10. Sicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Zugriffe auf Kundendaten sind pro Konto getrennt und durch Zugriffsrechte auf Datenbankebene abgesichert. Unterlagen werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für berechtigte Nutzer des jeweiligen Kunden abrufbar.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter immochat.io/datenschutz.